با سیستم کانبان شخصی، بر گردش کار خود مسلط شوید و استرس را کاهش دهید. راهنمایی جامع برای متخصصان در سراسر جهان در مورد چگونگی ساخت و بهینه‌سازی برد شخصی.
بهره‌وری خود را متحول کنید: راهنمای قطعی برای ساختن سیستم کانبان شخصی
در دنیایی پر از اعلان‌های مداوم، اولویت‌های رقابتی و لیست‌های بی‌پایان کارها، رسیدن به حالت بهره‌وری متمرکز می‌تواند یک مأموریت غیرممکن به نظر برسد. ما از حجم زیاد کارهایی که باید انجام دهیم، چه در حوزه حرفه‌ای و چه شخصی، غرق شده‌ایم. چه می‌شد اگر روشی ساده، بصری و بسیار مؤثر برای مدیریت این هرج‌ومرج، کاهش استرس و کسب شفافیت در مورد کارتان وجود داشت؟ با سیستم کانبان شخصی آشنا شوید.
روش کانبان که در اصل برای تولید توسط تویوتا در ژاپن توسعه یافته بود، به دلیل قدرتش در مدیریت گردش کارهای پیچیده، توسط تیم‌های توسعه نرم‌افزار و فناوری اطلاعات در سطح جهان پذیرفته شده است. با این حال، اصول آن به قدری جهانی هستند که می‌توان آنها را تا سطح فردی کوچک کرد و ابزاری قدرتمند برای مدیریت وظایف شخصی ایجاد نمود. این راهنما برای هر متخصص جهانی، دانشجو یا فرد خلاقی است که به دنبال بازپس‌گیری کنترل زمان و وظایف خود است.
سیستم کانبان شخصی چیست؟
در هسته خود، سیستم کانبان شخصی یک روش بصری برای مدیریت کار شماست. این سیستم از یک برد (فیزیکی یا دیجیتال) با ستون‌هایی که مراحل گردش کار شما را نشان می‌دهند و کارت‌هایی که وظایف فردی را نمایندگی می‌کنند، استفاده می‌کند. با جابجا کردن کارت‌ها در ستون‌ها، شما یک تصویر واضح و آنی از پیشرفت، تنگناها و حجم کلی کار خود به دست می‌آورید.
این چیزی فراتر از یک لیست کارهای تجملی است. یک سیستم کانبان واقعی توسط سه اصل اساسی هدایت می‌شود که آن را به طور منحصربه‌فردی قدرتمند می‌سازد:
- کار خود را بصری کنید: ملموس و قابل مشاهده کردن وظایف، مشکلات، وابستگی‌ها و پیشرفت‌هایی را که در غیر این صورت در لیست‌ها یا در ذهن شما پنهان هستند، آشکار می‌سازد.
- کار در حال انجام (WIP) خود را محدود کنید: این مؤلفه مخفی است. با محدود کردن آگاهانه تعداد وظایفی که در هر زمان روی آنها کار می‌کنید، جابجایی بین زمینه‌ها را کاهش داده، تمرکز را بهبود بخشیده و در واقع وظایف را سریع‌تر به پایان می‌رسانید.
- جریان کار را مدیریت کنید: هدف فقط مشغول بودن نیست، بلکه حرکت روان وظایف از ابتدا تا انتهاست. کانبان به شما کمک می‌کند تا تنگناها را شناسایی و برطرف کرده و توان عملیاتی کلی خود را بهبود بخشید.
با اتخاذ این سیستم، شما از حالت "هل دادن" کارهای بیشتر و بیشتر به بشقاب خود به یک سیستم "کششی" تغییر وضعیت می‌دهید، جایی که تنها زمانی یک کار جدید را شروع می‌کنید که ظرفیت آن را داشته باشید. این تغییر ساده تأثیر روانی عمیقی دارد، سردرگمی را کاهش داده و رضایت را افزایش می‌دهد.
شروع کار: ساختن اولین برد کانبان شخصی
ایجاد اولین برد شما یک فرآیند ساده است. نکته کلیدی این است که ساده شروع کنید و با یادگیری آنچه برای شما کار می‌کند، سیستم را تکامل دهید. هیچ روش "صحیح" واحدی وجود ندارد؛ بهترین سیستم، سیستمی است که شما به طور مداوم از آن استفاده خواهید کرد.
مرحله ۱: انتخاب ابزار - فیزیکی در مقابل دیجیتال
برد کانبان شما می‌تواند به سادگی یک وایت‌برد یا به پیچیدگی یک برنامه نرم‌افزاری اختصاصی باشد. هر دو مزایای خود را دارند و انتخاب کاملاً شخصی است.
برد فیزیکی
یک برد فیزیکی اغلب برای مبتدیان توصیه می‌شود. ماهیت ملموس آن می‌تواند بسیار قدرتمند باشد.
- مثال‌ها: یک وایت‌برد، یک برد چوب‌پنبه‌ای، یک ورق کاغذ بزرگ، یا حتی بخشی از یک دیوار.
- کارت‌های وظیفه: یادداشت‌های چسبان (Sticky notes) انتخاب کلاسیک هستند. اندازه محدود آنها شما را مجبور به مختصر بودن می‌کند و از رنگ‌های آنها می‌توان برای دسته‌بندی استفاده کرد.
- مزایا:
- قابلیت دید بالا: همیشه در فضای فیزیکی شما وجود دارد و تعهدات شما را به شما یادآوری می‌کند.
- رضایت لمسی: عمل فیزیکی جابجا کردن یک یادداشت چسبان از ستون "در حال انجام" به "انجام شده" فوق‌العاده رضایت‌بخش است.
- سادگی: هیچ نرم‌افزاری برای یادگیری، هیچ اعلانی برای مدیریت وجود ندارد. این بدون حواس‌پرتی است.
- انعطاف‌پذیری: شما می‌توانید آن را به هر شکلی که صلاح می‌دانید طراحی کنید، بدون محدودیت‌های رابط کاربری یک نرم‌افزار.
- معایب:
- غیرقابل حمل: به یک مکان واحد (مانند دفتر کار خانگی شما) وابسته است.
- اطلاعات محدود: یک یادداشت چسبان فقط می‌تواند مقدار محدودی متن را در خود جای دهد. افزودن لینک‌ها، فایل‌ها یا یادداشت‌های دقیق دشوار است.
- عدم وجود اتوماسیون یا تحلیل: شما نمی‌توانید به راحتی معیارها را ردیابی کنید یا یادآوری‌های خودکار تنظیم کنید.
برد دیجیتال
ابزارهای دیجیتال ویژگی‌های قدرتمند و انعطاف‌پذیری را برای کسانی که در چندین دستگاه یا مکان کار می‌کنند، ارائه می‌دهند.
- مثال‌ها: Trello, Asana, Notion, Jira (اغلب برای کارهای فنی)، Microsoft Planner، یا جایگزین‌های ساده‌تر منبع‌باز مانند Kanboard.
- کارت‌های وظیفه: کارت‌های دیجیتال می‌توانند حاوی اطلاعات غنی باشند، از جمله توضیحات دقیق، چک‌لیست‌ها، پیوست‌ها، تاریخ‌های سررسید، نظرات و لینک‌ها.
- مزایا:
- قابل دسترسی در همه جا: در تلفن، تبلت و کامپیوتر شما موجود است و شما را در تمام دستگاه‌ها هماهنگ نگه می‌دارد.
- عملکرد غنی: از پیوست‌ها، همکاری (اگر برد خود را به اشتراک بگذارید)، جستجو، فیلتر کردن و آرشیوها پشتیبانی می‌کند.
- اتوماسیون: بسیاری از ابزارها امکان اتوماسیون مبتنی بر قوانین را فراهم می‌کنند (مثلاً، جابجایی خودکار یک کارت هنگام تکمیل یک چک‌لیست).
- تحلیل‌ها: برخی ابزارها گزارش‌هایی در مورد زمان چرخه شما (مدت زمان انجام وظایف) و توان عملیاتی (تعداد وظایفی که تکمیل می‌کنید) ارائه می‌دهند.
- معایب:
- "از دل برود هر آنکه از دیده برفت": اگر برد دیجیتال شما فقط یک تب دیگر در مرورگر باشد، فراموش کردن بررسی آن آسان است.
- پیچیدگی: تعداد زیاد ویژگی‌ها می‌تواند طاقت‌فرسا باشد و منجر به مهندسی بیش از حد سیستم شما شود.
- حواس‌پرتی‌ها: اگر با دقت مدیریت نشود، می‌تواند منبع دیگری از نویز دیجیتال باشد.
توصیه برای مبتدیان: با یک برد فیزیکی شروع کنید. چند هفته را با یادداشت‌های چسبان روی دیوار بگذرانید. این کار اصول اصلی را بدون حواس‌پرتی ویژگی‌های نرم‌افزار به شما آموزش می‌دهد. هنگامی که گردش کار خود را درک کردید، می‌توانید به طور مؤثرتری یک ابزار دیجیتال را که نیازهای خاص شما را برآورده می‌کند، انتخاب و پیکربندی کنید.
مرحله ۲: تعریف ستون‌ها - مراحل گردش کار شما
ستون‌های شما نمایانگر مسیری هستند که وظایف شما از ایده تا تکمیل طی می‌کنند. باز هم، سادگی در هنگام شروع کلیدی است.
برد کلاسیک سه ستونی
این نقطه شروع جهانی است و برای بسیاری از افراد کافی است.
- برای انجام (To Do): این بک‌لاگ شماست. این ستون تمام وظایفی را که شناسایی کرده‌اید اما هنوز شروع نکرده‌اید، در خود جای می‌دهد. این لیستی از گزینه‌هاست، نه تعهدات.
- در حال انجام (Doing یا In Progress): این ستون حاوی وظیفه یا وظایفی است که شما به طور فعال همین الان روی آنها کار می‌کنید. این ستونی است که محدودیت WIP خود را در آن اعمال خواهید کرد.
- انجام شده (Done): خط پایان. وقتی یک کار کامل می‌شود، به اینجا منتقل می‌شود. این ستون به عنوان سابقه‌ای از دستاوردهای شما عمل می‌کند و منبع بزرگی از انگیزه است.
گسترش برد در طول زمان
با راحت‌تر شدن با سیستم، ممکن است دریابید که یک گردش کار جزئی‌تر مفید است. می‌توانید ستون‌هایی را اضافه کنید که فرآیند خاص شما را منعکس می‌کنند. در اینجا چند مورد از افزودنی‌های رایج آورده شده است:
- بک‌لاگ (Backlog): یک ستون "انباری عمیق" برای ایده‌ها و وظایفی که ممکن است روزی انجام دهید، اما هنوز آنها را تعریف یا اولویت‌بندی نکرده‌اید. این کار ستون "برای انجام" شما را تمیز و متمرکز بر کارهای آتی نگه می‌دارد.
- بعدی (Next Up یا Ready): وظایفی که به طور کامل تعریف و اولویت‌بندی شده‌اند و آماده کشیده شدن به ستون "در حال انجام" به محض داشتن ظرفیت هستند.
- بازبینی/در انتظار (Review/Waiting): برای وظایفی که مسدود شده‌اند یا منتظر ورودی از شخص دیگری هستند (مثلاً، منتظر پاسخ به یک ایمیل، یا تأیید یک مدیر). این کار تنگناها را به صراحت نشان می‌دهد.
- تکمیل‌شده در این هفته (Completed This Week): یک ستون "انجام شده" موقت که در پایان هر هفته طی یک بازبینی هفتگی آن را پاک می‌کنید. این به ردیابی پیشرفت هفتگی کمک می‌کند.
مثال برای یک نویسنده: بک‌لاگ -> ایده‌ها -> طرح کلی -> نوشتن پیش‌نویس -> ویرایش -> انجام شده
مثال برای یک دانشجو: برای انجام -> تحقیق -> نوشتن -> بازبینی -> تحویل داده شده
نکته مهم این است که ستون‌ها مراحل واقعی گردش کار شما را به دقت منعکس کنند. برای مراحلی که آرزو می‌کنید داشتید، ستون ایجاد نکنید؛ آنچه را که واقعاً انجام می‌دهید، ترسیم کنید.
مرحله ۳: ایجاد و مدیریت کارت‌های شما
هر کارت در برد شما نمایانگر یک قطعه کار واحد و مجزا است. چه چیزی یک کارت خوب را می‌سازد؟
- مشخص باشید: "کار روی گزارش پروژه" یک کارت ضعیف است. "نوشتن پیش‌نویس مقدمه برای گزارش مالی سه‌ماهه سوم" یک کارت خوب است. وظیفه باید واضح و قابل اجرا باشد.
- آنها را در اندازه‌ای مشابه نگه دارید: سعی کنید وظایف بزرگ را به قطعات کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. یک قانون سرانگشتی خوب این است که یک کارت واحد باید کاری را نشان دهد که می‌تواند حداکثر در چند ساعت تا چند روز تکمیل شود. اگر یک کار بیش از حد بزرگ به نظر می‌رسد، احتمالاً یک "حماسه" (epic) است که باید به چندین کارت کوچکتر تقسیم شود.
- زمینه اضافه کنید: حتی روی یک یادداشت چسبان، می‌توانید جزئیات کوچکی اضافه کنید. یک تاریخ سررسید، پروژه‌ای که به آن تعلق دارد، یا یک نشانگر فوریت. در کارت‌های دیجیتال، می‌توانید اطلاعات بسیار بیشتری اضافه کنید: توضیحات دقیق، چک‌لیست‌های وظایف فرعی، و لینک‌ها یا اسناد مرتبط.
سنگ بنای کانبان: محدود کردن کار در حال انجام (WIP)
اگر تنها یک تمرین را از این راهنما اتخاذ کنید، بگذارید همین باشد. محدود کردن کار در حال انجام (WIP) شما، تأثیرگذارترین تغییری است که می‌توانید در بهره‌وری خود ایجاد کنید. این تفاوت بین یک لیست ساده کارها و یک سیستم کانبان واقعی است.
چرا محدود کردن WIP اینقدر قدرتمند است؟
مغز ما برای چندوظیفگی طراحی نشده است. وقتی بین وظایف جابجا می‌شویم، هزینه‌ای شناختی به نام "جابجایی بین زمینه‌ها" (context switching) متحمل می‌شویم. هر بار که از نوشتن یک گزارش به پاسخ دادن به یک ایمیل و سپس آماده شدن برای یک جلسه می‌پرید، مغز شما باید زمینه کار قبلی را تخلیه و زمینه کار جدید را بارگذاری کند. این فرآیند ناکارآمد و از نظر ذهنی خسته‌کننده است.
با تعیین یک محدودیت WIP، شما خود را مجبور می‌کنید که آنچه را شروع کرده‌اید به پایان برسانید. این چندین مزیت دارد:
- افزایش تمرکز: با داشتن تنها یک یا دو وظیفه برای تمرکز، می‌توانید تمام توجه خود را به آنها اختصاص دهید، که منجر به کار با کیفیت بالاتر می‌شود.
- کاهش استرس: به جای احساس سنگینی ده کار نیمه‌تمام، فقط باید نگران یک یا دو کار در ستون "در حال انجام" خود باشید.
- تکمیل سریع‌تر: ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد، اما تمرکز بر روی یک کار در یک زمان (تک‌وظیفگی) باعث می‌شود وظایف فردی را سریع‌تر به پایان برسانید. این امر جریان کلی را بهبود می‌بخشد و زمان از شروع تا پایان (معروف به زمان چرخه) را کاهش می‌دهد.
- آشکار کردن تنگناها: وقتی به محدودیت WIP خود می‌رسید و نمی‌توانید یک کار جدید را بکشید، مجبور می‌شوید بپرسید: "چرا کار فعلی من گیر کرده است؟" این کار مشکلی را که نیاز به حل دارد، برجسته می‌کند.
چگونه محدودیت WIP خود را تعیین کنید
محدودیت WIP عددی است که در بالای ستون "در حال انجام" خود قرار می‌دهید. این عدد حداکثر تعداد کارت‌های مجاز در آن ستون در هر زمان را نشان می‌دهد.
- پایین شروع کنید: یک نقطه شروع عالی برای محدودیت WIP شخصی ۲ یا ۳ است. برخی از اصول‌گرایان حتی از محدودیت WIP ۱ دفاع می‌کنند.
- قانون: شما نمی‌توانید یک کارت جدید را به ستون "در حال انجام" بکشید اگر از محدودیت WIP شما تجاوز کند. تنها راه برای شروع یک کار جدید، تمام کردن یک کار قدیمی است.
- آزمایش و تنظیم کنید: محدودیت WIP ایده‌آل شما به ماهیت کارتان بستگی دارد. اگر وظایف شما اغلب شامل انتظار برای دیگران است، محدودیت ۳ ممکن است بهتر از ۱ باشد. نکته کلیدی این است که کمی احساس ناراحتی کنید؛ محدودیت باید شما را مقید کند. اگر هرگز فشار محدودیت را احساس نمی‌کنید، احتمالاً خیلی بالا است.
این انضباط در ابتدا سخت است. شما وسوسه خواهید شد که آن "کار کوچک سریع" را وارد کنید. در برابر وسوسه مقاومت کنید. هدف کانبان شروع کار نیست، بلکه به پایان رساندن کار است.
تکنیک‌های پیشرفته برای بهینه‌سازی سیستم شما
هنگامی که بر اصول اولیه مسلط شدید، می‌توانید عناصر پیچیده‌تری را برای مدیریت پیچیدگی بیشتر به برد خود معرفی کنید. اینها را به تدریج معرفی کنید، و فقط زمانی آنها را اضافه کنید که نیاز خاصی را احساس کنید.
خطوط شنا (Swimlanes)
خطوط شنا ردیف‌های افقی هستند که ستون‌های شما را قطع می‌کنند و به شما امکان دسته‌بندی کار را می‌دهند. آنها برای مدیریت جریان‌های مختلف فعالیت در یک برد واحد فوق‌العاده مفید هستند.
- بر اساس پروژه یا حوزه زندگی: شما می‌توانید یک خط شنا برای "کار"، یکی برای "شخصی" و یکی برای "یادگیری" داشته باشید. این به شما یک دید جامع از کل حجم کار زندگی‌تان می‌دهد.
- بر اساس فوریت: یک عمل رایج ایجاد یک خط "تسریع" یا "مسیر سریع" در بالای برد است. این خط برای کارهای فوری و پیش‌بینی‌نشده‌ای است که باید فوراً به آنها رسیدگی شود (مثلاً، یک مشکل حیاتی در تولید، یک درخواست فوری از مشتری). وظایف در این خط اغلب از محدودیت‌های عادی WIP عبور می‌کنند، اما باید به ندرت استفاده شوند زیرا جریان را مختل می‌کنند.
کلاس‌های خدمات
کلاس‌های خدمات سیاست‌هایی هستند که نحوه برخورد شما با انواع مختلف کار را دیکته می‌کنند. آنها به شما کمک می‌کنند تا تصمیمات اولویت‌بندی هوشمندانه‌تری فراتر از فقط "چه چیزی فوری است" بگیرید. می‌توانید اینها را با یادداشت‌های چسبان رنگی مختلف یا برچسب‌ها در یک ابزار دیجیتال نشان دهید.
- استاندارد: کلاس پیش‌فرض برای وظایف عادی. آنها به ترتیب زمانی که ظرفیت در دسترس باشد، کشیده می‌شوند.
- تسریع: همانطور که در بالا ذکر شد، برای وظایف حیاتی و فوری. اینها اولویت اصلی را دارند.
- تاریخ ثابت: برای وظایفی که باید تا تاریخ مشخصی تکمیل شوند (مثلاً، ارسال گزارش، پرداخت قبض). شما روی اینها کار می‌کنید تا اطمینان حاصل کنید که به موقع انجام می‌شوند، اما نه لزوماً فوراً.
- ناملموس: برای وظایف مهم اما غیرفوری، مانند نگهداری، یادگیری، یا بهبود فرآیند (مثلاً، "خواندن یک فصل از کتاب"، "مرتب کردن فایل‌های کامپیوتر"). اگر اینها را به صراحت طبقه‌بندی و برنامه‌ریزی نکنید، اغلب نادیده گرفته می‌شوند.
کایزن: هنر بهبود مستمر
برد کانبان شما یک مصنوع ثابت نیست؛ این یک سیستم زنده است که باید با شما تکامل یابد. اصل کایزن، یا بهبود مستمر، در این امر مرکزی است.
مقدار کمی از زمان - شاید ۱۵-۳۰ دقیقه در پایان هر هفته - را برای یک بازنگری شخصی کنار بگذارید. به برد خود نگاه کنید و از خودتان سؤال بپرسید:
- این هفته چه چیزی را به انجام رساندم؟ (به ستون "انجام شده" نگاه کنید).
- انجام برخی وظایف چقدر طول کشید؟ آیا چیزی بیشتر از حد انتظار طول کشید؟
- وظایف کجا گیر کردند؟ تنگناها چه بودند؟ (به دنبال کارت‌هایی بگردید که برای مدت طولانی در "در حال انجام" یا "در انتظار" مانده‌اند).
- آیا گردش کار من (ستون‌های من) هنوز دقیق است؟ آیا نیاز به اضافه کردن، حذف کردن یا تغییر نام یک ستون دارم؟
- آیا محدودیت WIP من برای من کار می‌کند؟ آیا خیلی بالا یا خیلی پایین است؟
- چه تغییر کوچکی می‌توانم در سیستم یا فرآیند خود ایجاد کنم تا هفته آینده روان‌تر باشد؟
این آهنگ منظم تأمل و انطباق چیزی است که یک برد ساده را به یک موتور قدرتمند برای رشد شخصی و بهره‌وری تبدیل می‌کند.
اشتباهات رایج و نحوه اجتناب از آنها
هنگامی که سفر کانبان شخصی خود را آغاز می‌کنید، از این دام‌های رایج آگاه باشید:
- پیچیده کردن بیش از حد برد: وسوسه ایجاد ده‌ها ستون و پنج خط شنا از روز اول قوی است. در برابر آن مقاومت کنید. با "برای انجام"، "در حال انجام" و "انجام شده" شروع کنید. فقط زمانی پیچیدگی را اضافه کنید که یک نقطه درد خاص و مداوم را احساس کنید که یک ستون یا خط شنای جدید آن را حل می‌کند.
- نادیده گرفتن محدودیت WIP: این رایج‌ترین حالت شکست است. محدودیت WIP محدودکننده به نظر می‌رسد، بنابراین افراد آن را نادیده می‌گیرند. به یاد داشته باشید، محدودیت چیزی است که تمرکز ایجاد می‌کند و تکمیل را به پیش می‌برد. با آن به عنوان یک قانون سخت رفتار کنید.
- برد به‌روز نشده: یک برد کانبان اگر واقعیت را منعکس نکند، بی‌فایده است. عادت کنید که برد خود را به صورت آنی به‌روز کنید. وقتی کاری را شروع می‌کنید، کارت را جابجا کنید. وقتی آن را تمام می‌کنید، کارت را جابجا کنید. یک تمرین خوب این است که برد خود را در ابتدا و انتهای هر روز بررسی کنید.
- وظایف بیش از حد بزرگ هستند: اگر یک کارت برای یک هفته در ستون "در حال انجام" شما بماند، بیش از حد بزرگ است. آن را تجزیه کنید. یک کارت باید نمایانگر یک بخش کوچک و با ارزش از کار باشد.
- ستون "برای انجام" یک آشفتگی است: ستون "برای انجام" شما نباید محل تخلیه هر فکر تصادفی باشد. از یک "بک‌لاگ" جداگانه یا یک ابزار دیگر (مانند یک برنامه یادداشت ساده) برای ثبت ایده‌های خام استفاده کنید. ستون "برای انجام" شما باید برای وظایفی باشد که نسبتاً خوب تعریف شده‌اند و احتمالاً به زودی روی آنها کار خواهد شد.
- فراموش کردن جشن گرفتن: فقط کارت‌ها را به "انجام شده" منتقل نکنید و آنها را فراموش نکنید. در پایان روز یا هفته، لحظه‌ای را به نگاه کردن به ستون "انجام شده" خود اختصاص دهید. این یک سابقه ملموس از پیشرفت شما و یک انگیزه قدرتمند است.
نتیجه‌گیری: سفر شما به سوی یک زندگی متمرکزتر
کانبان شخصی مجموعه‌ای از قوانین سفت و سخت نیست؛ این یک چارچوب انعطاف‌پذیر برای درک و بهبود نحوه کار شماست. با قابل مشاهده کردن کارتان، محدود کردن آنچه که در یک زمان به آن می‌پردازید و تمرکز بر یک جریان روان، می‌توانید از حالت واکنش مداوم به حالت اقدام عمدی حرکت کنید.
این به شما کمک می‌کند تا انتخاب‌های آگاهانه‌ای در مورد اینکه انرژی خود را به کجا هدایت کنید، داشته باشید و حس آرامش و کنترل را در دنیایی آشفته فراهم می‌کند. این حقیقت را در مورد حجم کاری شما آشکار می‌کند و شما را مجبور می‌کند در مورد ظرفیت خود واقع‌بین باشید. این چیزی فراتر از یک "ترفند" بهره‌وری است، این یک سیستم برای دستیابی پایدار و بدون استرس است.
چالش شما ساده است: همین امروز شروع کنید. چند یادداشت چسبان بردارید و یک دیوار پیدا کنید. یا یک حساب رایگان Trello باز کنید. سه ستون خود را ایجاد کنید: برای انجام، در حال انجام، انجام شده. یک محدودیت WIP ۲ را برای ستون "در حال انجام" خود تعیین کنید. وظایف فعلی خود را روی کارت‌ها بنویسید و آنها را در ستون‌های مناسب قرار دهید. سپس، خودتان شفافیت و تمرکزی را که از دیدن کارتان، و پیشرفتتان، در یک نور کاملاً جدید حاصل می‌شود، تجربه کنید.